Likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywanie dokumentacji księgowej czy pracowniczej przez określony w ustawie czas. Przechowywanie dokumentów w tradycyjnej formie jest jednak utrudnione, bowiem wraz z zakończeniem działalności firma zwykle zwalnia swoją siedzibę. Można wtedy skorzystać z usługi przechowywania dokumentów, jaką oferują podmioty zewnętrzne.
Przechowywanie dokumentów w przypadku likwidacji firmy – jak wygląda?
Przedsiębiorcy, którzy z jakichś powodów zdecydowali się zakończyć prowadzenie działalności gospodarczej, w dalszym ciągu odpowiedzialni są za bezpieczne przechowywanie dokumentów. W praktyce oznacza to, że dokumentacji, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej, nie może ulec zniszczeniu i musi być archiwizowana przez czas określony w ustawie. Warto pamiętać, że okres archiwizowania wynosi:
- 5 lat – w przypadku dokumentacji księgowej,
- 10 lub 50 lat – w przypadku kart pracowniczych,
- 5 lat – w przypadku pozostałej dokumentacji kadrowej czy obliczeniowej.
Dlaczego odpowiednie przechowywanie dokumentów jest tak istotne?
Przechowywanie dokumentów firmowych jest niezwykle ważną kwestią w kontekście ewentualnych kontroli, które mogą być prowadzone nawet wtedy, gdy firma została zlikwidowana. Poszczególne organy, w tym także urząd skarbowy, mają czas na to, aby podjąć odpowiednie kroki przez kilka lat od momentu zakończenia przez przedsiębiorcę prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeśli nie przedstawi on stosownych dokumentów, naraża się na odpowiedzialność ustawową. Dlatego też lepiej zawczasu zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów, jeszcze przed ostatecznym domknięciem wszelkich spraw firmowych.
Usługi przechowywania dokumentów – na czym polegają?
Przechowywanie dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej, co wydaje się bardzo wygodnym rozwiązaniem. Niektórzy przedsiębiorcy chcą, aby dokumentacja znajdowała się w biurze rachunkowym, z usług którego korzystali, jednak właściciele często odmawiają świadczenia tego typu usług. Tymczasem przechowywanie akt i innego typu dokumentacji oferują profesjonalne firmy zewnętrzne.
Warto mieć na uwadze, że firma przechowująca dokumenty nie tylko zajmuje się ich archiwizacją, lecz może także wziąć odpowiedzialność za jej utylizację, co jest istotne z punktu widzenia klienta. Umowę na przechowywanie dokumentów podpisuje się przed zakończeniem prowadzenia działalności, dzięki czemu przedsiębiorca może odzyskać naliczony na fakturze podatek VAT. Potrzebne dokumenty można w krótkim czasie odzyskać, co najczęściej ma miejsce w przypadku różnego typu kontroli.
Na podstawie: https://www.destroy.pl/
