Światem rządzą informację i ci, którzy mają do nich dostęp. Dlatego też właściwa archiwizacja dokumentów ma ogromne znaczenie. Dokumenty, które dostaną się w niepowołane ręce, mogą wyrządzić więcej szkód, niż są tego warte. Nie ma się więc co dziwić, że archiwizowanie dokumentów jest obowiązkiem, jakim objęto niektóre branże i zawody. Przeczytaj i dowiedz się, do kogo jest skierowana usługa archiwizowania dokumentów!
Czym jest archiwizacja dokumentów – co to właściwie znaczy?
Zanim przejdziemy do tego, kogo obowiązuje archiwizowanie dokumentów, powiedzmy sobie najpierw, czym jest usługa archiwizowania dokumentów. Archiwizacja dokumentów polega na klasyfikacji i zabezpieczeniu dokumentów w celu ich dalszego przechowywania. Pojęcie to oznacza więc składowanie dużej ilości różnych zasobów w taki sposób, by nie dostały się one w niepowołane ręce.
Archiwizowanie dokumentów – kto powinien o nim pomyśleć?
Archiwizowanie dokumentów to usługa skierowana do wszystkich, którzy zmagają się z różnego rodzaju dokumentami, które należy przechowywać przez określony czas. Tak jest m.in. z:
- Dokumentami księgowymi – archiwizacja dokumentów księgowych trwa minimum 5 lat, licząc od momentu zakończenia roku podatkowego;
- Dokumentami medycznymi – archiwizacja dokumentacji medycznej, zgodnie z ustawą z dn. 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta mówi, że każdy podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych powinien przechowywać dokumentację medyczną nawet przez okres 20 lat. Tak jak w poprzednim przypadku czas ten licząc od końca danego roku podatkowego;
- Dokumentami firmowymi – archiwizacja dokumentów firmowych w przypadku większości dokumentów firmowych trwa przez okres 5 lat. Co więcej, obowiązek ten leży również na przedsiębiorcach, których firma została zamknięta lub zawieszona.
Należy również pamiętać o tym, że niewywiązanie się z obowiązku archiwizowania dokumentów, niesie ze sobą poważne konsekwencje prawe.
Dlaczego trzeba archiwizować dokumenty?
O dziwo bardzo wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że przechowywanie i archiwizacja dokumentów należy do obowiązków każdej z firm, organizacji, instytucji, a nawet i osób prywatnych. Dlatego też nie należy ich wyrzucać – zwłaszcza jeżeli nie minął jeszcze termin ich archiwizacji. W przyszłości mogą one bowiem okazać się źródłem interesujących z punktu widzenia niektórych komórek organizacyjnych informacji.
Tu z pomocą przychodzi również profesjonalną firmą świadczącą usługi z zakresu archiwizacji dokumentów. Dzięki tej usłudze można zaoszczędzić dużo czasu, a przy okazji i podniesie się jakość funkcjonowania firmy. Jednocześnie jest to bezpieczne przechowywanie dokumentów, a dostęp do dokumentów mają jedynie uprawnione organy i pracownicy.
