Dokumenty księgowe za dany okres sprawozdawczy należy przechowywać w sposób gwarantujący ich łatwe odszukanie i nienaruszalność. Skuteczna organizacja pism ma znaczenie nie tylko pod kątem ewentualnej kontroli. Archiwum znacznie usprawnia wydajność pracy, jednocześnie zabezpieczając dane przed kradzieżą i wyciekiem. Dlaczego bezpieczeństwo dokumentów jest najważniejsze i jakie korzyści niesie ze sobą archiwizacja?
Zabezpieczenie przed kradzieżą i wyciekiem danych
W przypadku większości przedsiębiorstw archiwizowanie akt zlecane jest zewnętrznej firmie, takiej jak Ekoakta.pl. Magazyny, z których korzystają dane jednostki odznaczają się szczególnie rygorystycznymi standardami bezpieczeństwa. Z tego względu przechowywanie i archiwizowanie dokumentów nie jest związane z ryzykiem kradzieży bądź niepożądanym wyciekiem danych.
Archiwizacja dokumentów dokonywana przez firmę zewnętrzną jest równoznaczna z tajnością i bezpieczeństwem na każdym etapie usługi.
Zwiększenie miejsca w biurze
Oprócz zabezpieczenia danych, archiwizacja dokumentów przekłada się również na znaczne zwiększenie miejsca w biurze. Outsourcing dodatkowo odciąży Twoje przedsiębiorstwo, które będzie mogło skupić się na najważniejszych działaniach.
Prosty dostęp do dokumentów
Archiwizacja dokumentów przekłada się na prosty dostęp do najważniejszych pism przedsiębiorstwa. Chronologiczne uformowanie pudełek, segregatorów i teczek pozwoli ci łatwo znaleźć poszukiwane akta.
Archiwizowanie dokumentów zlecane w firmie zewnętrznej to oznaczenie pism w możliwie najefektywniejszy sposób. Na wierzchniej stronie umieszczane są takie informacje jak:
- nazwa instytucji i komórki,
- znak,
- tytuł akt.
Oszczędność czasu
Umiejętna archiwizacja dokumentacji jest nieodłącznie związana z oszczędnością czasu. Poukładane dane są zawsze pod ręką, dzięki czemu nie trzeba spędzać wielu godzin na szukaniu pojedynczego pisma. Dzięki archiwizacji usprawnia się również komunikacja wewnątrz firmy.
Źródło: Ekoakta.pl
